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Guía Zoom

CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO ONLINE CON ONZOOM

Todos los detalles necesarios para organizar con éxito un evento online usando OnZoom.

una chica organiza un evento online usando OnZoom de Zoom Meeting

OnZoom es una plataforma inmersiva en la que los usuarios pueden buscar y disfrutar de nuevas experiencias virtuales interactivas y atractivas de creadores de todos los tamaños, desde grandes organizaciones de medios de comunicación hasta creativos anfitriones individuales.

Introducción

Los anfitriones pueden crear, listar y monetizar fácilmente sus eventos OnZoom donde nuevas audiencias puedan encontrarlos. Los eventos pueden ser gratuitos, de pago o híbridos, con entradas gratuitas y de pago disponibles para el registro.

Los anfitriones pueden usar la plataforma de Zoom para comprometerse con sus asistentes durante los eventos en vivo.

Requisitos previos

  • Cliente de escritorio Zoom:
    • Windows: 5.3.0 (52651.0920) o superior.
    • macOS: 5.3.0 (52651.0920) o superior.
  • Cliente móvil Zoom:
    • iOS: 5.3.0 (52686.0921) o superior.
    • Android: 5.3.0 (52686.0921) o superior.
  • Cuentas Pro, Business, Enterprise o Education.
  • Se requiere una cuenta PayPal Business para cobrar las entradas.

Crear una cuenta de OnZoom

Sólo un administrador o propietario de una cuenta de Zoom, o un usuario de Zoom con la aprobación del propietario o administrador de su cuenta, puede ser un anfitrión.

Para inscribirte en tu propia cuenta de OnZoom, rellena el formulario de alojamiento de OnZoom.

Una vez que el formulario haya sido completado y enviado, será revisado por el equipo de OnZoom antes de que se conceda el acceso al Host, a discreción de Zoom.

Una vez que la revisión se haya completado, recibirás un correo electrónico notificándote si has sido aprobado para una cuenta de OnZoom.

Si Zoom no puede aprobar tu solicitud de host en este momento, serás añadido a una lista de espera para una futura reevaluación.

Creación de un evento en OnZoom

La primera vez que configures un nuevo evento debes seguir estos pasos:

  1. Ve a OnZoom y regístrate.
  2. Haz clic en Crear.
  3. Lee y revisa las pautas de los Estándares de la Comunidad.
  4. Haz clic en la casilla de verificación junto a He leído y acepto las Normas de la comunidad.
  5. Haz clic en Aceptar.
  6. En la siguiente página, debajo de tu foto de perfil, haz clic en Cambiar si deseas cargar una nueva foto de perfil. Esta puede actualizarse en tu perfil más adelante.
  7. Comprueba que el nombre del anfitrión y el correo electrónico de contacto sean correctos. Introduce un nuevo nombre y dirección de correo electrónico si son incorrectos. [El correo electrónico de contacto no se puede cambiar después de la configuración inicial]
  8. (Opcional) Añade una descripción del host.
  9. Haz clic en Continuar.
  10. (Opcional) En la página siguiente, vincula una cuenta PayPal Business: [Aunque no es necesaria para alojar eventos, sí lo es para alojar eventos de pago]
    • (Opcional) Habilita Aceptar los pagos con tarjeta de crédito con PayPal, si deseas que los asistentes puedan utilizar tarjetas de crédito y débito para la compra de entradas. Nota: Si esto no se habilita antes de vincular tu cuenta PayPal Business, tendrás que desvincular tu cuenta PayPal Business para cambiar las opciones.
    • Haz clic en Conectar o en Registrarse para obtener una cuenta PayPal Empresas.
    • Sigue las instrucciones del sitio web de PayPal para vincular tu cuenta existente o crea y vincula una nueva cuenta.
  11. (Opcional) En la página Dirección de facturación, introduzce la dirección de facturación de tu organización o empresa. [Aunque no es necesaria para alojar eventos, sí lo es para alojar eventos de pago]
  12. (Opcional) Si tu organización reúne los requisitos para la exención de impuestos, envía la información sobre la exención de impuestos.
  13. Haga clic en Guardar.

Una vez que se haya completado la configuración inicial, accederás a la página de creación de eventos y podrás comenzar a crear tu primer evento.

Tarjeta de eventos

  1. Ve a OnZoom y regístrate.
  2. Haz clic en Crear.
  3. Introduce la información básica del evento:
    • Nombre del evento: Nombre del evento.
    • Descripción corta: Introduzca una descripción del evento, usando 140 caracteres o menos.
    • Categoría: Seleccione la categoría de su evento.
    • (Opcional) Haga clic en Agregar etiquetas, para agregar sus propias etiquetas para el seguimiento.
  4. En Fecha y hora seleccione Una vez. [También puedes programar una serie con diferentes horas]
  5. Establece la hora de inicio del evento.
  6. Establezca la Duración del evento.
  7. Selecciona la Zona horaria del evento. [De manera predeterminada, se utilizará la zona horaria establecida en el perfil de Zoom]
  8. Haz clic en Seguridad y en Opciones avanzadas para establecer la configuración del resto del evento:
    • Cómo unirse al evento
      • Tu video cuando empiezas un evento: Al deshabilitar el vídeo al iniciar un evento, deberá habilitarlo manualmente.
      • Los asistentes pueden unirse con 5 minutos de antelación: Al habilitarlo, los asistentes pueden unirse al evento antes de que lo inicie.
      • Sala de espera: Al habilitarlo, tendrá que admitir manualmente a sus asistentes desde la sala de espera.
      • Incluya el evento en el directorio de OnZoom: Al habilitar esta opción, el evento se listará en el directorio público de OnZoom.
    • Seguridad del evento
      • Los asistentes pueden enviar mensajes de chat 1:1: Al habilitarlo, los asistentes podrán enviar mensajes de chat de forma pública y privada.
      • Los asistentes pueden cambiar los nombres de pantalla: Al habilitarlo, los asistentes podrán cambiar su nombre de pantalla durante el evento.
      • Los asistentes pueden compartir sus pantallas: Al habilitarlo, los asistentes podrán compartir su pantalla durante su evento a su discreción.
    • Grabaciones en la nube y transmisión en vivo
      • Transmisión en vivo: Al habilitarlo, se requerirá que los asistentes acepten ser transmitidos en vivo durante la compra. Esto puede afectar a la venta de entradas.
      • Grabar la reunión en la nube: Al habilitarlo, se requerirá que los asistentes acepten ser grabados durante la compra. Esto puede afectar a la venta de entradas.
  9. Haz clic en Guardar y continuar.

Perfil del evento

En esta sección, puedes añadir imágenes, enlaces de vídeo y una descripción de tu evento.

  1. Haz clic en la imagen de la portada del evento para subir una nueva imagen de la portada de tu evento.
  2. Haz clic en el icono + para subir hasta dos imágenes más al perfil del evento.
  3. En Enlace de YouTube, introduce la URL de un vídeo de YouTube que quieras añadir a la página del evento.
  4. En Acerca del evento, introduce cualquier detalle adicional sobre el evento.
  5. En Información de contacto, personaliza el nombre del contacto que se mostrará en la página del evento. [De forma predeterminada, se utilizará el nombre que se muestra en la página de perfil de Zoom]
  6. Haz clic en Guardar y continuar.

Entradas

  1. Seleccione si el evento será un evento gratuito o un evento de pago.
  2. (Opcional) Ingrese el costo de la entrada en Precio por Entrada si el evento es un evento Pagado.
  3. En Cantidad, establezca el número de entradas disponibles. Nota: Esto no puede exceder la capacidad del evento – 1 (Si su capacidad es 1000, la cantidad máxima de boletos será 999).
  4. Introduzca el nombre de la entrada (por ejemplo, «PROMO-7», «ENTRADA GENERAL», etc.).
  5. Establezca el rango de fechas en que las entradas estarán disponibles para su compra.
  6. (Opcional) En Descripción, añada una descripción para el tipo de entrada, o un mensaje para sus asistentes.
  7. (Opcional) Habilite el control de quién puede registrarse para esta entrada, para gestionar quién puede registrarse en su evento:
    • Usuarios invitados: Las direcciones de correo electrónico pueden ser introducidas manualmente en el campo Usuarios invitados, importadas desde un archivo CSV.
    • Usuarios de los dominios especificados: Introduce los dominios especificados a los que quieres permitir que los usuarios restrinjan el registro. Si utilizas varios dominios, añade una coma entre ellos para separarlos.
  8. Haz clic en Guardar.
  9. (Opcional) Selecciona un tipo de evento:
    • Evento único: Haz clic en Añadir entrada para añadir más tipos de entradas.
    • Serie de eventos: Haga clic en Añadir entrada para añadir la cantidad y el precio de la entrada. Esto permite que los asistentes se registren para fechas específicas, en lugar de para toda la serie. [El total de entradas de todos los tipos de entradas no puede exceder la capacidad del evento – 1]
  10. (Opcional) Escriba un mensaje para sus inscritos en el correo electrónico de confirmación.
  11. Establezca la política de cancelación de entradas si se trata de un evento pagado. De forma predeterminada, utilizará las políticas establecidas en la sección Política de cancelación de entradas de su cuenta.
  12. Haz clic en Guardar para guardar el evento como borrador o haz clic en Publicar para publicar tu evento en la página de eventos.

Duplicar un evento

Puedes duplicar un evento pasado o futuro, y modificarlo con una nueva hora de inicio así como cualquier otro cambio necesario para el nuevo evento.

  1. Ve a OnZoom y regístrate.
  2. Haz clic en Administrar y luego en Eventos.
  3. Haz clic en el icono situado junto a tu evento.
  4. Haz clic en Duplicar.
  5. Modifica el nuevo evento, empezando por la Tarjeta de eventos. [Toda la información del evento, incluyendo la fecha y hora de inicio, será duplicada y deberá ser actualizada antes de su publicación]

Administrar tu cuenta

Desde la sección de administración de su cuenta, puede administrar la información de su perfil, editar su información de facturación y revisar los informes sobre sus eventos e ingresos por esos eventos. Para obtener más información, consulte nuestras instrucciones para administrar su cuenta.

Pagos

Los pagos de los ingresos de las entradas a la cuenta PayPal Business conectada generalmente se producen el día después de que se haya completado un evento. La tarifa de PayPal por pedido se determina en su acuerdo con PayPal y se deduce de los ingresos de las entradas antes del pago. Por favor visite PayPal para más detalles.

Además, el impuesto de ventas será deducido también antes del pago a la cuenta Paypal Business del Anfitrión.

Impuestos

En OnZoom es necesario recaudar ciertos impuestos y tasas además del precio de la entrada que figura en la lista en ciertas jurisdicciones. Si su evento está sujeto a impuestos y tasas basados en la ubicación designada como anfitrión de su evento, verá los impuestos y tasas estimados que se añaden al precio total de la entrada, que aparecerá durante el proceso de creación del evento.

Si su organización cumple los requisitos para obtener una exención de impuestos, tendrá que enviar un ticket a soporte y adjuntar su certificado de exención de impuestos (u otra documentación) para su revisión. Una vez aprobado, tu cuenta de OnZoom se actualizará para eliminar todos los impuestos y tasas aplicables de futuras ventas de entradas.

Si tienes preguntas sobre si tu organización califica para una exención de impuestos, por favor revisa con un profesional de impuestos.

Para presentar tu certificado de exención de impuestos para su revisión:

  1. Vaya a OnZoom y regístrese.
  2. Haga clic en Administrar.
  3. Haz clic en Información de facturación.
  4. En Dirección de facturación, haga clic en Enviar su certificado de exención de impuestos.
  5. Ingresa la siguiente información en tu formulario:
    • Tu dirección de correo electrónico de OnZoom.
    • En el Asunto, escriba «Exención de impuestos».
    • En Descripción, ingrese «Solicitud de certificado de exención de impuestos para OnZoom».
    • Establezca el Tipo de solicitud como Factura o Cuenta.
    • Cargue todos los documentos relevantes relacionados con su estado de exención de impuestos.
  6. Haga clic en Enviar.

Para obtener más información, consulte nuestras Preguntas frecuentes sobre la exención de impuestos.

Donaciones

Los anfitriones pueden habilitar y crear un evento de recaudación de fondos para su evento, de modo que éste se ponga en marcha en la página del evento una vez que se publique; se podrá acceder a él desde el panel de entradas de los asistentes para los eventos próximos y pasados. El 100% de los fondos recaudados se destinan a la organización sin ánimo de lucro seleccionada. Zoom cubrirá todos los costes de la transacción.

  1. Ve a OnZoom y regístrate.
  2. Haz clic en Crear.
  3. Pase el ratón por encima de la sección de recaudación de fondos y haga clic en Más información.
  4. Active la función de recaudación de fondos; esto abrirá la sección para crear una recaudación de fondos.
  5. Selecciona la organización.
  6. Establece el objetivo.
  7. Completa las secciones restantes de la tarjeta del evento.
  8. Haz clic en Guardar para guardar el evento como borrador o haz clic en Publicar para publicar tu evento en la página de eventos.

Como puedes ver, organizar un evento online en OnZoom es bastante sencillo.

Ahora lo único que te separa del éxito en Internet es tu propia creatividad.

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