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Guía Zoom

CÓMO CREAR UN WEBINAR EN ZOOM

Se trata de uno de los servicios más demandados en la actualidad por los usuarios de Internet, así que no pierdas la oportunidad de organizar tu webinar con la mejor aplicación del momento en este sector: Zoom Meeting.

Cómo crear un webinar - seminario web con Zoom Meeting - GuiaZoom.com

Zoom es una de las herramientas para webinar más efectivas que existen con permiso de su competencia. Permite organizar eventos para mucha gente, sin comprometer la calidad del video o del sonido.

No olvides asegurarte que tienes todos los recursos necesarios.

En este artículo, no sólo vamos a explicar cómo organizar un webinar, sino que también vamos a mostrarte algunos consejos y trucos que la mayoría de la gente desconoce. Sigue leyendo para aprender a organizar un webinar como un profesional.

Sin embargo, antes de meternos en harina es necesario saber diferenciar entre webinar y reunión, porque son son funcionalidades del ecosistema de aplicaciones que ofrece Zoom que generan cierta confusión entre los usuarios.

Diferencia entre webinar y reunión en Zoom

Lo cierto es que ambas ofrecen características y funcionalidades similares, pero tienen algunas diferencias clave que es importante señalar.

Las reuniones están diseñadas para ser un evento colaborativo en el que todos los participantes pueden compartir la pantalla, activar su video y audio, y ver quién más asiste.

Los webinars están diseñados para que el anfitrión y sus colaboradores designados puedan compartir su video, audio y pantalla. Los webinars permiten a los asistentes ver solamente la pantalla. Tienen la posibilidad de interactuar a través de preguntas y respuestas, el chat, y responder a las preguntas de las encuestas. El anfitrión también puede anular el silencio de los asistentes. Los asistentes a los webinars, tampoco pueden renombrarse a sí mismos.

Pero veamos una comparativa de sus características generales enfocándonos en algunos criterios importantes.

Reuniones vs. Webinars

Reunión Webinar
Descripción Las reuniones de zoom son ideales para organizar sesiones más interactivas en las que querrás tener mucha participación del público o dividir tu sesión en grupos más pequeños. Piensa en los webinars como una sala de conferencias o un auditorio virtual. Los webinars son ideales para grandes audiencias o eventos abiertos al público. Típicamente, los asistentes a los webinars no interactúan entre sí. Aunque Zoom ofrece opciones para que te relaciones más con tus asistentes, el webinar promedio tiene una o unas pocas personas que se dirigen a la audiencia.
Recomendado para Grupos pequeños o grandes (2+ participantes) para:

  • Reuniones de cara al cliente.
  • Reuniones de ventas.
  • Sesiones de entrenamiento.
  • Cualquier otro tipo de reuniones.
Grandes eventos y transmisiones públicas (más de 50 asistentes) como:

  • Administraciones públicas.
  • Actualizaciones trimestrales.
  • Conferencias educativas.
Usado por
  • Todo tipo de empleados.
  • Grupos de entrenamiento.
  • Anfitriones del evento.
  • SVP y C-Suite.
Precio Hay opciones de suscripción gratuitas y de pago disponibles. Complemento de pago, disponible para las suscripciones Pro o superiores.

Una vez que están claros los propósitos de ambas solciones, veamos una descripción detallada de sus respectivas funcionalidades.

Comparativa de funcionalidades entre las Reuniones y los Webinars de Zoom

Funcionalidad Reunión Webinar
Roles de los participantes Anfitrión y co-anfitrión
Participante.
Anfitrión y co-anfitrión.
Panelista.
Asistente.
Compartir audio Todos los participantes pueden activar el silencio en sus propios audios.
El anfitrión puede silenciar y solicitar activar audio de los particpantes.
El anfitrión puede silenciar a todos los participantes a la entrada.
Sólo el anfitrión y los panelistas pueden silenciar su propio audio.
Los asistentes entran en modo de sólo escucha.
El anfitrión puede activar el audio de uno o varios asistentes.
Compartir vídeo Todos los participantes Anfitrión y panelistas
Compartir pantalla ✔️ ✔️
Aforo Hasta 100 con la licencia gratuita, hasta 1000 dependiendo del plan de precios y add-on de grandes reuniones. Hasta 100-1000 participantes dependiendo de la licencia.
Lista de participantes Visible para todos los participantes. Visible para anfitrión y panelistas.
Recordatorios por email Sólo si el registro está activado.
Chat Chat para reuniones Chat para webinars
Reacciones ✔️
Feedback no verbal ✔️ Sólo levantar la mano
Preguntas y respuestas ✔️
Transferencia de ficheros ✔️
Pizarra ✔️ ✔️
Anotaciones ✔️ ✔️
Encuestas Encuestas para reuniones Encuestas para webinars
Streaming en directo Facebook, YouTube, Workplace de Facebook, Servicios Personalizados de Streaming Facebook, YouTube, Workplace de Facebook, Servicios Personalizados de Streaming
Registro Registro para reuniones Registro para webinars
Subtítulos ✔️ ✔️
Grabación ✔️ ✔️
Sala de descanso ✔️
Sesión de práctica ✔️
Sala de espera ✔️
Integración con PayPal ✔️
Solicitud de contraseña para entrar ✔️ ✔️
Números de teléfono internacionales ✔️ ✔️

Ya que tenemos claro qué diferencia una reunión de un webinar en Zoom, entremos directamente a estudiar el objeto de este artículo.

Cómo programar un webinar en Zoom

Una de las primeras responsabilidades que tendrás como anfitrión al programar un webinar con Zoom es agendarlo correctamente y asegurarte de que todos los participantes estén informados. Como sabes, puede haber hasta 100 panelistas y 10.000 asistentes, lo que significa que tienes que elegir la forma más práctica de registrar a los participantes.

A continuación se explica cómo programar un webinar:

  • Entra en la aplicación Zoom y haz clic en Seminarios web.
  • Haga clic en Programar Mi Webinar. Ahora tendrás que introducir alguna información.
  • En el campo «Tema», escribe el nombre de tu webinar.
  • En el campo Descripción, escribe el nombre de tu empresa, los nombres de los panelistas y cualquier otra información que consideres relevante.
  • Escribe la fecha y la hora del seminario web.
  • Elige la duración del seminario web.
  • Elige la opción de registro.

Según el tipo de seminario web y el número de personas, se puede pedir a los asistentes que se registren con antelación y confirmen su presencia.

Alternativamente, puedes organizar un webinar sin registro para que todos puedan participar. Por supuesto, si planeas hacer un seguimiento después de la reunión y enviar algún material adicional, sería mejor pedir a la gente que se registre.

Si no tienes mucho tiempo, puedes elegir la opción que aprueba automáticamente a todos los que se han registrado. De esa manera, no tendrás que leer todos los formularios de inscripción y confirmarlos manualmente.

A continuación te explicamos cómo elegir una opción de inscripción:

  1. Ve al campo Invitar a los asistentes y haz clic en Editar.
  2. Selecciona la opción de registro que consideres más adecuada. Puedes elegir entre un formulario de registro completo o simplemente registrarse introduciendo el nombre y el correo electrónico.

Opciones del seminario web en Zoom

Antes de que empiece el seminario web, deberías tomar una decisión sobre cada detalle. De esa manera, si los asistentes te hacen una pregunta, puedes proporcionarles la información correcta.

Aquí hay algunas cosas que debes tener en cuenta cuando organices un webinar:

  • Decide si quieres grabar el webinar y hacerlo disponible a demanda. Te sugerimos encarecidamente que lo hagas, ya que hay mucha gente que no podrá asistir al webinar pero que le gustaría verlo después. Esta es una buena práctica y multiplica el número de personas que pueden escuchar tu mensaje.
  • Decide si el video de los panelistas estará encendido o apagado durante el seminario web. Por supuesto, te sugerimos que hables con los panelistas y decidid esto juntos.

Cómo publicitar el seminario web

Una vez que tengas claro cada detalle, es hora de hacer público el webinar e invitar a la gente. Todo lo que tienes que hacer es copiar la URL del webinar y compartirlo con los asistentes. Esto puede hacerse a través de Google Calendar, correo electrónico, newsletters, servicios de mensajería instantánea o redes sociales.

Si deseas promocionar tu webinar y atraer a más participantes, comparte los detalles de tu webinar en los medios sociales y pide a los panelistas que hagan lo mismo. No olvides hacer un banner llamativo que atraiga a nuevas personas.

Cómo empezar el webinar

Ten en cuenta que eres el encargado del evento y que debes hacer que tanto los panelistas como los asistentes se sientan cómodos. Antes de que comience el webinar, presenta a tus invitados y explica brevemente la estructura del webinar.

Si quieres organizar un webinar interactivo, tendrás que animar a la gente a hacer preguntas y a participar. Explícales que pueden hacerlo levantando la mano. También puedes animarles a chatear, ya que eso les hará sentir que están participando activamente y no sólo mirando.

Algunos de los mejores iniciadores de conversación son preguntarles de dónde vienen, qué les hizo unirse al seminario web y qué esperan aprender de la sesión.

Si se planea una sesión de preguntas y respuestas para el final del webinar, no olvides decirlo claramente, de lo contrario la gente podría preguntarse por qué no estás respondiendo a sus preguntas.

Controles del anfitrión

Como anfitrión, tendrás acceso a opciones a las que otros participantes no tienen acceso. Puedes usar estas funciones sólo mientras dure el seminario web, y puedes encontrarlas tocando el botón Administrar participantes en la barra de menú del Zoom. Ahora vamos a explicar las opciones más útiles:

  1. Silenciar a todos/acallar a todos – Si estás organizando un webinar para un gran número de personas, te sugerimos que silencies a todos los participantes. De esa manera, evitarás el ruido de fondo que podría arruinar la experiencia en general. Por supuesto, todos los panelistas pueden enmudecerse cuando sea su turno de hablar.
  2. Silenciar al entrar – Si seleccionas esta opción, los participantes que se unan tarde serán automáticamente silenciados y no podrán distraer a otros asistentes.
  3. Reproducir campana de entrada/salida – Selecciona esta opción si deseas escuchar cuando alguien se une o abandona el seminario web.
  4. Bloquear la reunión – A algunos anfitriones les gusta bloquear el webinar después de 5-10 minutos desde el principio. Eso significa que la gente que llega tarde no podrá unirse.
  5. Eliminar – Puedes eliminar a uno o más participantes del seminario.

También tienes la opción de hacer a otra persona anfitriona o co-anfitriona. Esto significa que puedes compartir los privilegios de anfitrión, lo cual puede ser especialmente útil si tienes que irte repentinamente o simplemente no puedes hacerlo todo solo.

El anfitrión decide

Hemos explicado todos los detalles técnicos sobre la organización y el alojamiento de un seminario web. Hay varios tipos de webinars y todo depende de qué tipo de seminario quieras organizar. Como puedes ver, puedes personalizar casi todo y te recomendamos que lo hagas.

¿Has organizado un webinar anteriormente? ¿Cómo te fue? No dudes en compartir tus experiencias en la sección de comentarios de aquí abajo.

¡Nos vemos en la próxima! 👋


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